Les outils de communication actuels permettent aux entreprises de transformer leur manière de travailler. Les collaborateurs ne travaillent pas forcément au sein de la société, ou même travaillent de leur domicile. Une équipe commerciale, par exemple, est toujours sur le terrain. Une entreprise peut aussi être amenée à gérer des spécialistes à distance, c’est le cas pour les informaticiens répartis sur plusieurs sites. L’avantage pour les salariés qui travaillent ainsi est la liberté d’organiser leur emploi du temps et de travailler à leur rythme. Cela peut s’avérer être bénéfique pour l’organisation, à condition que les collaborateurs disposent des bons outils.
Mais alors comment peut-on manager efficacement ses équipes à distance ?
#1 Suivi virtuel
Il existe des solutions de gestion d’interventions vous permettant de suivre vos équipes à distance : gérer les plannings de vos collaborateurs, suivre l’avancée de leurs missions, planifier des interventions… Ces solutions facilitent le quotidien de votre entreprise. Pour ce faire, l’organisation du travail en amont doit avoir lieu dans un cadre bien formalisé avec des étapes de validation planifiées.
#2 Dématérialisation des documents
Pour permettre à vos salariés d’être autonomes et d’avoir accès à tous les documents nécessaires à leurs missions même à distance, il vous faut dématérialiser vos fichiers. Choisissez un outil de partage de documents fiable et sécurisé qui conviendra aux besoins spécifiques de votre entreprise. De cette façon, vos salariés peuvent y accéder de leur domicile en télétravail ou directement sur le terrain.
#3 Développer une communication simple & rapide
Entretenir la proximité avec ses salariés est primordiale peu importe la distance. Il est important d’équiper ses salariés d’outils facilitant la communication à distance. Les équipes peuvent utiliser différents canaux de communication : visioconférence, messagerie instantanée, email, smartphones… Le manager doit définir quel sera le principal moyen de communication pour ses équipes.
#4 Organiser des réunions
La communication doit également passer par des rencontres fréquentes en face à face. Une réunion non virtuelle une fois par semaine est bénéfique pour faire le bilan de la semaine écoulée avec ses collaborateurs. De plus, des entretiens téléphoniques peuvent aussi avoir lieu une fois par semaine au minimum pour faire le point avec chaque salarié sur l’avancée de leurs missions et l’atteinte de leurs objectifs.
#5 Être réactif
Lorsque l’on gère ses équipes à distance, il faut se préparer à toutes circonstances inattendues pouvant se présenter : retard dans le déroulement d’une mission, problème sur un chantier, absence… Les managers doivent donc fixer des attentes en termes de disponibilité et de réactivité pour l'équipe terrain à distance. Ils doivent également savoir comment réagir en cas de problème et avoir une communication proactive avec les équipes.
Gérer ses équipes à distance demande un investissement important que ce soit en communication et en suivi. Vous avez besoin d’un outil pour gérer vos équipes à distance ? Vous souhaitez améliorer la communication au sein de vos équipes ? Alors, découvrez SOLITECH, notre logiciel de gestion d’interventions qui facilitera votre communication à distance !
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