Et si internet n’avait jamais vu le jour ? Une vie sans réseaux sociaux, pas de followers ni de like. Un monde où smartphone et ordinateur ne feraient pas partie du futur, où Bill Gates n’aurait jamais développé Microsoft, où Mark Zuckerberg n’aurait jamais eu l’idée de créer Facebook. Vous y êtes ? Alors suivez-nous dans ce retour dans le temps !
Une vie sans le numérique
Nous avons imaginé un monde où le numérique n’existait absolument pas, où toutes vos données seraient rédigées sur des feuilles en papier, où pour communiquer la lettre serait toujours d’actualité. Vous trouvez ça absurde ? Alors on vous laisse découvrir SAS Boomer, l’entreprise qui n’a jamais connu le numérique, la téléphonie ou encore les ordinateurs.
L’entreprise SAS Boomer, est composée de 10 salariés et est spécialisée dans le bâtiment. Seulement une personne gère toute la partie administrative. Le dirigeant, lui, supervise les différentes opérations. Huit ouvriers effectuent différentes tâches sur différents lieux d’interventions. La secrétaire, elle, ne possède pas d’ordinateur et range tous ses papiers (qu’elle a préalablement rédigé), un par un dans des classeurs. Les archives s’accumulent d’année en année et commencent à envahir la pièce. Elle est débordée face à cette pile de papier qui ne cesse de s’accroître. Elle perd du temps à chercher le moindre devis, la moindre information et lorsqu’elle trouve enfin le document tant recherché, elle se rend compte qu’il est tâché, abîmé, et illisible.
Les ouvriers, eux, sont obligés de se rendre sur leurs lieux d’interventions avec leur pochette remplie de document en plus de leur matériel. Ils perdent du temps à noter chaque information importante lors de leur travaux et ne font pas attention aux documents qui ressortent souvent en mauvais état.
Lorsqu'ils oublient un document, ils sont obligés de rebrousser chemin soit vers le bureau soit sur leur lieu d’intervention ce qui leur fait perdre énormément de temps, d’ailleurs ils ne réalisent pas souvent toutes les interventions prévues dans la journée à cause de cette mauvaise organisation.
Le dirigeant, lui, est excédé , croule sous les papiers, les allers-retours pour déposer les documents. Cette perte de temps l’empêche de communiquer avec ses clients. Perte de temps = perte d’argent, car oui le papier est excessivement cher. (Lisez notre article sur ce sujet)
Les ouvriers que le dirigeant manage, ne réalisent pas autant d’interventions qu’ils devraient pour que la société soit un maximum rentable et engendre du bénéfice. Cette situation est compliquée autant du côté professionnel que relationnel pour tous les membres de SAS Boomer.
Vous vous attendiez à une “happy ending''* à l’américaine ? Pas du tout ! Le dirigeant se retrouve sans dessus dessous, la secrétaire est fatiguée de passer ses journées à chercher le moindre document et les ouvriers sentent qu’ils manquent d'efficacité et d'efficience.
Heureusement, cela n’est qu’un mauvais rêve….
Notre vie avec le numérique
Revenons à la réalité des choses (qui est bien plus agréable) ! Le numérique existe et il ne cesse de s'améliorer de jour en jour. Rappelons que la digitalisation en entreprise est arrivée seulement à partir de 2014, et vous ne pouvez déjà plus vous en passer ! Cette numérisation facilite votre quotidien sur de nombreux points et vous vous en êtes rendu compte certainement en lisant cette première partie. Voyons voir les aspects positifs !
Prenons une entreprise aujourd’hui : SAS Djeun’s, composée de 10 salariés.
La secrétaire, grâce à son application de gestion d’interventions, reçoit rapidement les documents importants tels que les devis, les factures, les CERFA et peut en quelques clics les partager à son dirigeant. Les documents, tous numérisés sur l’ordinateur sont classés (de A à Z, chronologiquement, alphabétiquement,...), archivés et facilement accessibles. Les document sont d’une nette qualité et consultables depuis tous supports numériques (ordinateurs, tablettes, téléphones,...).
La secrétaire dispose simplement d'un ordinateur qui lui permet de tout gérer très rapidement, facilement et de gagner énormément de temps. (découvrez notre vidéo sur le 0 papier 0 déchet)
Les ouvriers, eux, n'ont besoin exclusivement que de leur smartphone et d’une application de gestion d’interventions telle que Solitech. Grâce à cette application, ils envoient rapidement des documents, prennent des photos de leurs interventions, et n’ont plus de problèmes administratifs à gérer. En quelques clics, ils peuvent simplifier leur trajet d’intervention grâce à la fonctionnalité GPS. Une notification pour le dirigeant peut être générée lorsque le technicien arrive sur le lieu d’intervention et le quitte.
Les ouvriers gagnent donc plus de temps et organisent leurs interventions comme ils le souhaitent afin d’être efficace. (Lisez notre article pour en savoir plus)
Pour finir, le dirigeant reçoit les documents instantanément sur son ordinateur ou son smartphone. Il est en contact permanent avec ses clients ce qui lui permet de répondre facilement à leurs besoins et d'assurer un service client de qualité.
Le papier ayant disparu des locaux de SAS Djeun’s, le dirigeant réalise de réelles économies ! En diminuant sa consommation de papier, il s’engage également dans une démarche écologique !
Le numérique est devenu indispensable aux entreprises sur l’aspect financier, matériel mais aussi pratique. Il facilite le quotidien et s’adapte aux besoins de chacun et a permis de développer des logiciels tels que Solitech qui sont devenus de véritables atouts.
Nous avons imaginé un scénario où le numérique n’existerait pas et vous de quelle team** faites vous partie?
#teampapier ou #teamnumérique
N’hésitez pas à nous raconter vos expériences dans votre passage au numérique, comme vous l’avez vu, nous adorons les histoires !
*fin heureuse.
**équipe