Au quotidien vos collaborateurs et vous effectuez des tâches répétitives. Souvent peu intéressantes à réaliser, elles sont pourtant fondamentales pour l’entreprise, le client et le bon fonctionnement de vos services.
Le numérique, cet outil parfois mal aimé et surtout mal connu peut vous apporter des solutions simples, peu coûteuses mais qui vous permettront un gain de temps et de productivité important : l’automatisation de tâches. L’outil pense et agit pour vous, et vous évite les oublis ou erreurs.
Vous gérez des interventions, des devis et factures ? Découvrez ce que l’automatisme peut vous apporter à travers quelques exemples.
La relation avec le client
- La confirmation de prise de rdv : qui n’a jamais oublié de noter un rdv d’intervention ? Avec l’automatisme d’envoi de confirmation de rdv vous envoyez un SMS de confirmation à votre contact dès la planification du rdv sur votre planning.
- Le rappel de RDV : Il vous arrive de vous déplacer chez vos clients et que ces derniers ne soient pas présents ? Votre intervention a été planifiée il y a plusieurs semaines ? Quoi de mieux qu’un rappel de rdv 2 jours avant la date avec un SMS au nom de votre société. Ce message automatisé s’enverra seul sans aucune action de votre part, et vous évitera de nombreux désagréments et frais lors du déplacement de vos équipes.
- La remise du bon d’intervention : La numérisation vous évite de laisser un bon papier mais qu’en est il de la génération du bon d’intervention PDF et l’envoi de mails ? Et si tout simplement un mail était envoyé à votre client dès la clôture de votre intervention ? Avec l’automatisation c’est parfaitement possible et d’une simplicité enfantine.
- Le rappel de maintenance : qui n’a jamais oublié de relancer son client pour l’entretien de son matériel ? Et quel client n’a jamais pensé à l’entretien alors que le délai est dépassé ? Avec l’automatisme envoyez un mail ou un SMS chaque année à vos clients pour leur rappeler que la date d’entretien approche. Gage de sérieux et de professionnalisme, votre activité n’en sera que plus appréciée.
- La satisfaction client : Indispensable aujourd’hui cette partie de la gestion d’entreprise est particulièrement chronophage. Avec une solution de gestion d’intervention vous pouvez automatiser l’envoi de mails comprenant un questionnaire de satisfaction, de SMS comprenant un lien vers votre site ou page avis client. Plus d’oublis, plus de ratés et des retours sans compter, voilà ce que peut vous offrir l’automatisation.
La facturation
- Facturer son intervention : Un bon papier, des bannettes, des oublis, des pertes ? En passant par le numérique vous automatisez tout ce système. Gain de temps avec la remontée d’informations automatisée, gain de trésorerie avec la facturation immédiate du bon d’intervention.
- Relancer les impayés : Les retards de paiement sont une véritable plaie pour toute facturation d’entreprise, et la relance des impayés entraîne une perte de temps immense. En automatisant cette dernière, plus d’oublis ni de perte de temps. Vos clients reçoivent une relance dès la date d’échéance et vous assure ainsi une plus grande tranquillité d’esprit et une trésorerie toujours plus saine.
- Suivre l’évolution des chiffres : Excel est un outil fantastique mais la ressaisie est une source d’erreur non négligeable. Depuis le tableau de bord d’une solution de gestion vous trouverez directement des données statistiques de vos chiffres sans ressaisie et de manière automatique.
La gestion d’équipe
- Informer en temps réel : Un logiciel de gestion d’intervention permet automatiquement d’informer les techniciens de leur emploi du temps et des éventuels changements ou ajouts.
- Remontée d’informations : Que ce soit des photos, des informations importantes ou même la signature du client, vos informations remontent automatiquement au bureau afin de pouvoir agir et réagir au plus vite.
- Ressaisir les informations terrains : La saisie, la ressaisie, les erreurs, les écritures illisibles…avec une solution de gestion d’intervention terminés les soucis. Vous automatisez la saisie des informations des collaborateurs qu’ils soient au bureau ou sur le terrain. Plus d’erreur d’adresse ou de doublons.
Automatiser OUI mais comment ?
Avant de vouloir tout rendre automatique, il est nécessaire de faire une analyse interne de votre entreprise et de détecter les tâches les plus répétitives, à faible valeur ajoutée ou sans réelle valorisation de vos collaborateurs.
Lorsque vous avez effectué ce travail il est maintenant temps d’automatiser et/ou de passer à un logiciel de gestion d’intervention si ce n’est pas déjà fait.
Pour choisir votre outil c’est simple, SOLITECH est en capacité de vous offrir des réponses à l'ensemble des points abordés dans cet article. N’hésitez plus et rejoignez les entreprises ayant déjà fait le choix du numérique et de l’automatisation des tâches.