La communication des entreprises ne se résume pas à ce que l’on voit : charte graphique, affiches, logos… elle englobe aussi le fonctionnement d’une équipe, la circulation de l’information et la gestion de l’information. Développer une meilleure communication entre les différents services de votre entreprise est un bon moyen de booster votre performance. Non seulement vous favorisez une meilleure collaboration et contribuez à améliorer leur productivité.
Bonne nouvelle, 90Tech vous propose de vous immerger pendant une semaine dans les coulisses d’une entreprise qui a choisi SOLITECH.
Contexte et enjeu
Entreprise de ravalement de façade, la société MARTIN s’est spécialisée dans les enduits de façades neuves. Depuis sa création l’entreprise a progressivement développé son système d’information en s’équipant de nombreux outils : nombreux tableaux Excel, outil de facturation et CRM.
La direction a observé des problématiques dues à la démultiplication des outils. Pour améliorer son système de communication, la direction souhaite s’équiper d’un outil unique permettant d’avoir une base de données unique. Pour réaliser ce changement, l’entreprise a choisi SOLITECH comme solution de gestion des chantiers.
Lundi : Gestion du planning
C’est lundi, comme d’habitude, Julie, assistante de direction, prépare les plannings de la semaine pour les agents/intervenants. Elle planifie dans SOLITECH les interventions prévues pour les affecter aux intervenants. Chaque salarié est informé dans la foulée par SMS de son planning hebdomadaire. Une aubaine pour Julie qui n’est plus obligée de terminer les plannings avant l’arrivée des techniciens, un gain de temps suffisant qui lui permet d’optimiser encore mieux les plannings.
À 14h00 Julie reçoit l’appel d’un client qui souhaite reporter le rendez-vous de ce jour à mardi. Instantanément, elle modifie l’intervention dans SOLITECH à mardi. Au même moment, le technicien concerné reçoit une notification sur son smartphone pour lui signaler du changement de son planning.
Mardi : Pendant l’intervention
Marc, technicien se rend comme prévu chez son client, pendant son intervention il constate des microfissures sur les murs. Avec son smartphone, Marc prend des photos, les enregistre dans l’application SOLITECH puis informe son responsable du problème.
Depuis son bureau, Jean, responsable des interventions reçoit les photos prises par Marc. Grâce aux différents angles de vues, Jean a pu identifier l’origine du problème et expliquer à Marc la manipulation à réaliser dans ce cas précis. Sous les conseils avisés de son supérieur, Marc peut finaliser son intervention en toute tranquillité.
Mercredi : Gestion des commandes
Julie contrôle quotidiennement les interventions afin d’anticiper les éventuels besoins. Depuis son tableau de bord elle peut modifier l’état de l’intervention, en sélectionnant « Pièce à commander », cette action permet d’informer directement Florent le magasinier, d’une nouvelle commande à réaliser par ses soins.
Contrôlez et maîtrisez vos risques
Pendant l’intervention, le technicien a rencontré un problème. Julie a créé un nouvel état qu’elle a nommé « A contrôlé par Marc ». Cette souplesse permet de signaler au responsable d’intervention des aléas rencontrés sur les chantiers.
Pour aller plus loin dans la personnalisation, l’entreprise a travaillé de concert avec les équipes de 90Tech pour réfléchir à un dispositif automatique. Désormais, lorsque l’assistante affecte ce statut, un SMS informera instantanément le responsable d’intervention. Cette évolution consolide le rôle des salariés, c’est aussi un facteur de confiance pour le client.
Jeudi : L’heure du bilan
Chaque jeudi a lieu la réunion hebdomadaire qui présente un bilan de la semaine et les interventions à venir. L’occasion d’échanger entre techniciens et responsables d’intervention. Pour animer la réunion, Jean, responsable s’appuie sur le tableau de bord SOLITECH pour :
- Afficher une cartographie des interventions,
- Présenter le nombre d’interventions en cours,
- Analyser les données des interventions à l’aide de diagrammes
Une fonctionnalité appréciée qui permet de piloter en temps réel les indicateurs de l’entreprise.
Vendredi : facturation
Sur le plan administratif, l’assistante de direction réalise les devis et facturations au rythme des interventions. En plus de SOLITECH, l’entreprise s’est dotée d’un logiciel complémentaire dédié à la facturation : SUFATECH. En créant un devis, Julie peut transformer en un clic son devis en bon de livraison ou en facture. En indiquant régulièrement les modifications, les données sont enregistrées et visibles auprès du service comptable.
SOLITECH : un partenariat concluant
Quelque soit la complexité de vos projets, SOLITECH s’adapte à votre activité. Un partenariat concluant alliant agilité et adaptation parfaite aux besoins des différents métiers qui vous offre plusieurs avantages :
- Gestion des plannings simplifiée
- Une communication facilitée avec la transmission électronique des plannings
- Suivi en temps réel des chantiers : prises de photos, alertes et notifications
- Communication transverse entre services qui concourt à une meilleure réactivité : les achats
- Analyse des résultats rapides
- Gestion administrative simple et transverse
Pour plus de renseignements : https://www.soli.tech/essayer